Guia para la administración (adecuada) de tus archivos

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Todas las personas que sean dignas de decir que me conocen (cuando menos un poquito) saben el alto grado de problema que me causa la existencia de desorden en mi área de trabajo... Una manía difícil de explicar, pero latente en cada fibra de mi ser.

Una de las cosas que más fácilmente pueden llegarme a producir una crisis (literal) es el desorden causado en el manejo de archivos en la computadora. En mi trabajo, por ejemplo, cada supervisor tiene su propia carpeta de la que es el "amo y señor", osea que está habilitado para hacer y deshacer cuanto le plazca, y peor aún, ordenar conforme le sea conveniente a cada quien, logrando un desequilibrio casi apocalíptico en el que pocas personas pueden tener un rápido acceso a documento en esa computadora. Así sea la asistencia del personal que se requiere todos los días o simplemente el control de ventas. 

Es así, que en mi afán de poder encontrar una mecánica en la que la gente pudiera organizar su vida de la manera más apropiada posible, me dediqué a buscar un método implacable y a su vez fácil de seguir para cualquier persona, lo que se pudiera decir como una "guide for dummies" de mantener el orden. 

Ahora, el artículo (en inglés) viene de una de mis páginas favoritas, Media Militia, en la que se puede encontrar prácticamente todo lo que se necesita para un (futuro, en mi caso) diseñador. Por otra parte, retomando el problema del desorden, retomaré algunos de los puntos más importantes de esta página. 


Simple es Mejor

Primero que nada, el propósito de administrar tus archivos no es (como muchos pueden llegar a pensar) para, como las mamás suelen hacerlo, importunarte y molestarte en tu santuario y obligarte limpiar tu "escritorio" a sino pretende ser una ayuda para que tu puedas encontrar fácilmente cualquier archivo. Cada computadora, entorno o Sistema Operativo tiene su forma de arreglar y organizar tu escritorio. Yo en particular he estado utilizando una distribución de linux que no suele utilizar iconos en el escritorio (fedora), pero como a mi en lo personal me gusta al menos tener el de la papelera de reciclaje a la vista, los agregué. 

Verás que incluso linux (no se diga windows o mac) tienen dos de las opciones que serán tus mejores amigas en esto del manejo de los archivos: Crear Carpeta y Organizar (ya sea íconos o escritorio)

Ahora, las carpetas ¿Para qué demonios? Sencillo. Cada quien tiene su propia forma de ordenar las cosas. Yo, por ejemplo, me gusta tener todo en extremo ordenado (al menos en mi pc) por lo que utilizo las carpetas para organizarlos por temas y subdivisiones (como en un mapa conceptual o cuadro sinóptico). Es decir:

Supongamos que tienes un proyecto en el que tienes que elaborar un cartel. Pues bien, para tu trabajo de investigación primero puedes dividir los documentos en fotografías, archivos (word, pdf's etc) y videos, guardando cada uno en su respectiva carpeta para su posterior empleo o referencia. Al comenzar a realizar el trabajo deberás emplear tanto vectores como manipulación de imágenes, entonces puedes dividir cada uno en su respectivo folder, y como último, pues el trabajo (o trabajos) finales puedes dejarlo en la carpeta de Proyecto para su fácil acceso posteriormente. 

Es por demás importante mencionar que esto es más que nada cuestión de disciplina, que tienes que emplear una práctica constante en ésto para que se vuelva una costumbre en ti y que no requieras de esfuerzo para que siempre lo dividas de esta manera. 

Como ejemplo pondré una imagen de mis carpetas de la escuela, divididas por cuatrimestre / materia / trabajos o proyectos y siguiendo el esquema sugerido ;)

Respaldate 



Es importante (ahora que estamos hablando sobre el manejo de los archivos) recordar la importancia de respaldar archivos y documentos con los que estás trabajando. No es nuevo para nadie que siempre, en el peor momento o cuando más avanzado tienes algún trabajo que ocurre cualquier tipo de desgracia... (se va la luz y tu sin batería, tu hermanito tira del cable de energía, se te cae un vaso con agua sobre la PC, en fin).


Es aquí cuando llega la regla más importante para cualquier persona que maneja una computadora. Respaldar tus archivos (más de una vez de ser posible). Yo he sufrido en algunas deprimentes ocasiones este tipo de desafortunados sucesos. Sin embargo, gracias a tragedias semejantes en el pasado surgió en mi la costumbre de siempre respaldar todos los documentos importantes. Es aquí donde entran los nuevos servicios en la nube. El más fácil de todos (sin duda) es Google Docs. Por otro lado, a los amantes de Windows les queda mucho mejor el fantástico Windows Live Mesh (incluido en el paquete de Windows Live). Este singular programa actualiza de manera automática carpetas completas con todos tus archivos, otorgando fantásticos 5GB de almacenamiento. Igual existen mil y un mas servicios como éstos, pero son solo para mencionar algunos. 


 Recuerda Mantenerlo Simple

Ahora, como punto final es también necesario mencionar que la simpleza de tu administración será el éxito en el futuro empleo de éste sistema. Recuerda que lo más importante aquí es ayudarte a hacer una forma fácil para ti de acceder a tus documentos sin tardar media hora buscando de archivo en archivo; pero tampoco se trata de tardar media hora navegando de carpeta en carpeta hasta llegar a los documentos que necesitas. Mientras más simple sea tu método de organización, más cómodo será para ti emplearlo cada vez que lo necesites.




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